Versturen e-facturen naar de gemeente Hilversum

Vanaf 18 april 2019 is het voor leveranciers van de gemeente Hilversum mogelijk om elektronische facturen (e-facturen) te sturen. Op deze pagina leest u alle informatie over het versturen van een e-factuur naar de gemeente Hilversum.

Wat is e-factureren?

E-factureren is een veilige en efficiënte manier van facturen met een minimale kans op fouten. Een e-factuur is een digitaal XML-bestand. Met e-factureren wordt uw e-factuur rechtstreeks vanuit uw administratief systeem naar het administratief systeem van gemeente Hilversum verstuurd. Een e-mail met pdf-factuur als bijlage is geen e-factuur.

Aansluiten op het Simplerinvoicing netwerk

Door aan te sluiten op het Simplerinvoicing netwerk, kunt u e-facturen sturen naar alle aangesloten organisaties. Simplerinvoicing is een netwerk van financiële software leveranciers en dienstverleners met koppelingen tussen verzenders en ontvangers van e-facturen. Via dit netwerk kunnen ook andere overheidsorganisaties en het bedrijfsleven bereikt worden.

Waarom e-factureren?

Ieder jaar versturen bedrijven binnen Nederland zo’n 12 miljoen facturen aan de overheid. Handmatige verwerking van facturen via post of e-mail kost veel tijd en geld. Daarnaast geeft dit kans op fouten. Alle leveranciers kunnen e-facturen sturen, ook de kleinere die enkele keren per jaar aan de gemeente factureert. De beste manier is voor elke leverancier verschillend.

Voordelen van e-factureren

  • Gemak: de verwerking verloopt automatisch
  • Snellere verwerking: de papierstroom blijft achterwege
  • Nauwkeuriger: geen fouten door handmatige verwerking
  • Goedkoper: geen print- en portokosten

Hoe stuur ik een e-factuur naar de gemeente Hilversum?

U kunt een e-factuur op verschillende manieren naar de gemeente Hilversum sturen.

  •          Geautomatiseerd vanuit uw eigen (boekhoud)softwarepakket via het netwerk van Simplerinvoicing
  • Handmatig via factuurportalen binnen het Simplerinvoicing netwerk.

In het netwerk van Simplerinvoicing kunt u de Gemeente Hilversum vinden via het organisatie-identificatienummer (ION) 00000001001941914000.

Wat is het Simplerinvoicingnetwerk

Simplerinvoicing is een netwerk van financiële software leveranciers en dienstverleners met koppelingen tussen verzenders en ontvangers van e-facturen. Door aan te sluiten op het Simplerinvoicing netwerk, kunt u e-facturen sturen naar alle aangesloten organisaties. Via dit netwerk kunnen ook andere overheidsorganisaties en het bedrijfsleven bereikt worden.

Kan ik een e-factuur versturen vanuit mijn (boekhoud)softwarepakket

Met de meeste boekhoud- en facturatiesoftware die in Nederland verkrijgbaar is, kunt u e-factureren. Om te kunnen e-factureren controleert u of uw ICT-leverancier of -dienstverlener hiervoor op dit moment samenwerkt met Simplerinvoicing.

E-factureren via online portalen

Gebruikt u geen (boekhoud)softwarepakket en/of verstuurt u maar weinig facturen? Het is mogelijk om de facturen handmatig via een online portaal van een dienstverlener binnen het Simplerinvoicing providers netwerk in te voeren. Deze dienstverleners creëren voor u een e-factuur en leveren die af bij de gemeente Hilversum.

Vermeld op de e-factuur het juiste kenmerk bij het juiste UBL element

Alleen op deze manier kunnen wij de facturen in behandeling nemen. Er zijn 2 soorten kenmerken mogelijk:

  • Verplichtingennummer; Een verplichtingennummer begint met een 3 en plaatst u bij OrderReference.
  • Facturenroutenummer; Een facturenroutenummer begint met een 5 of een 6 en plaatst u bij BuyerReference.