Betrek de buurt

Wie een grote aanbouw aan zijn huis wil, een aantal nieuwe woningen gaat bouwen of een locatie gaat herontwikkeling, heeft niet alleen met de gemeente te maken, maar ook met de buurt en andere belanghebbenden. In Hilversum hebben we afgesproken dat de initiatiefnemer van een plan, de mensen in de buurt al zo vroeg mogelijk bij de plannen te betrekt. We vinden het in Hilversum erg belangrijk dat de buurt mee kan praten over plannen. Wij verwachten dan ook van initiatiefnemers dat zij de omgeving door middel van participatie betrekken bij hun plannen.

 

Begrippen
  1. Wat is participatie?

    Participatie is het op tijd in gesprek gaan met belanghebbenden over het plan of project.
     
  2. Wanneer ben ik belanghebbenden?

    Iedereen op wie de bouw of verbouwing invloed heeft is belanghebbenden. We gaan hierbij dus uit van een brede definitie van het begrip belanghebbende. Juist door de buurt ruimte te bieden voor inbreng heeft de participatie meerwaarde. Dit kunnen inwoners, vertegenwoordigers van bedrijven, maatschappelijk organisaties of verenigingen zijn. Ook de gemeente kan belanghebbende zijn.
     
  3.  Wanneer ben ik juridisch belanghebbende?

    De juridische betekenis van het begrip belanghebbende is in wet minder ruim. Dit is belangrijk bij bezwaar- en beroepsprocedures. Alleen belanghebbenden volgens de wet kunnen bezwaar maken tegen een verleende Omgevingsvergunning.
     
  4. Wie is de initiatiefnemer?

    Degene die een bouwaanvraag doet, is initiatiefnemer. Hij is verantwoordelijk voor het betrekken van de buurt bij de plannen.

Handleiding ‘betrek de buurt’

Om ervoor te zorgen dat initiatiefnemers weten wat ze moeten doen en belanghebbenden weten wat ze kunnen verwachten, heeft de gemeente een handleiding gemaakt. Hierin staat welke stappen initiatiefnemers moeten nemen om de buurt zo goed mogelijk te betrekken bij hun plannen. Daarnaast kunnen belanghebbenden hier lezen wat ze van een initiatiefnemer kunnen verwachten.

Of er nu gebouwd of verbouwd gaat worden, elke situatie is weer anders. Dat betekent dat ook elke participatietraject anders is. Het is aan de initiatiefnemer om te bepalen hoe hij de buurt gaat betrekken bij zijn plannen.  Maar waarom is het belangrijk om met de buurt in gesprek te gaan?

Waarom in gesprek met de buurt?

Goede buur

Soms leven er vragen bij mensen in de directe omgeving. Door met elkaar in gesprek te gaan kunnen deze vragen worden beantwoord. Ook is het mogelijk om samen op zoek te gaan naar creatieve oplossingen en om goede afspraken te maken over en tijdens de bouwperiode. De buurt stelt het op prijs om zelf van de initiatiefnemer te horen over het plan en dit niet in de krant te lezen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de initiatiefnemer.

Betere plannen maken

Door goed in beeld te hebben wat de ideeën van de buurt zijn, kunnen plannen worden verbeterd.  En een goed participatieproces leidt meestal ook tot een beter gedragen plan. Wat weer vertraging in een latere fase kan voorkomen. Bijvoorbeeld tijdens een bezwaarprocedure.

Betere afwegingen maken

Door de belangen van initiatiefnemer en belanghebbende duidelijk in beeld te hebben, kunnen er zorgvuldigere besluiten en afwegingen gemaakt worden. Dit is de verantwoordelijkheid van de gemeente.

 

Stappenplan

Stap 1 – Wat en wie

De initiatiefnemer brengt de buurt zoveel mogelijk in kaart. Met wie krijgt de initiatiefnemer te maken en wie worden betrokken. Hierbij wordt een verschil gemaakt tussen belanghebbenden op wie het initiatief direct invloed heeft en tussen mensen of partijen die er minder of op een andere manier bij betrokken zijn. Ook brengt de initiatiefnemer de belangrijke wet- en regelgeving in beeld, zodat duidelijk is waar het plan aan moet voldoen. De initiatiefnemer denk ook na in hoeverre de buurt invloed op de plannen kan uitoefenen.

Stap 2 – Participatieplan

De intitiatiefnemer legt contact met de buurt. En gaat open en actief het gesprek aan met de buurt. Samen worden er afspraken gemaakt over de informatie die er van de buurt nodig is. De initiatiefnemer vertelt ook duidelijk wat er met deze informatie gaat gebeuren.  De initiatiefnemer vertelt de buurt ook duidelijk wat het wettelijke proces inhoud, bijvoorbeeld wat de aanpak wordt en wanneer de vergunningaanvraag ingediend gaat worden. Alle opgehaalde ideeën, de planning, overeenkomsten en knelpunen worden gedeeld met de buurt. Deze informatie wordt beschreven in een participatieplan.

Stap 3 – Logboek, aan de slag en verslag

De initiatiefnemer maakt een logboek. Het maakt niet uit welke vorm dat logboek heeft. Hierin wordt het inspraakproces vastgelegd. Dit moet wel duidelijk en leesbaar zijn voor de buurt . In het logboek staat welke informatie en ideeën de initiatiefnemer van de buurt heeft gekregen en met welke informatie iets gedaan gaat worden en met welke niet. Soms is het handig om dit nogmaals aan de buurt te laten lezen. In dit logboek kunnen ook de zaken staan waar de buurt en de initiatiefnemer het niet over eens geworden zijn.

Stap 4 – Aanvraag indienen

Het is belangrijk dat alle opmerkingen van de belanghebbenden meegenomen worden in het concept plan en het participatieverslag. Dan is het ijt om de documenten definitief te maken. Hierover wordt de buurt door de initiatiefnemer geinformeerd. De volgende stap is dat de initiatiefnemer de aanvraag voor een omgevingsvergunning indient.

Stap 5 - Communicatie tijdens de bouw

Doordat de initiatiefnemer in gesprek is met de buurt, is er ook een duidelijke in beeld wie geïnformeerd moet worden tijdens de bouw. Bij grote bouwprojecten is Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatie – ook wel BLVC genoemd belangrijk. De initiatiefnemer is hiervoor verantwoordelijk. De initiatiefnemer maakt met de buurt afspraken over BLVC. Soms is een BLVC-plan verplicht. U vindt op deze pagina meer informatie over het BLVC-plan.

In de handleiding betrekt de buurt staan de stappen die een initiatiefnemer kan volgen bij een participatietraject. Het volgen van dit stappenplan is niet verplicht, maar kan helpen bij het vormgeven van het traject, draagvlak te vergroten en de besluitvorming soepeler laten verlopen. Daarom adviseren wij initiatiefnemers om de stappen uit de leidraad, waar van toepassing, zo veel mogelijk te volgen. In de handleiding zijn de bovenstaande stappen verder uitgewerkt.

Uitgangspunten: hoe de buurt zorgvuldig te betrekken?
  1. Ga uit van het principe goede buurt. Betere plannen worden samen gemaakt en zo kunnen er ook zorgvuldigere besluiten genomen worden.
  2. Breng zo vroeg en goed mogelijk in beeld wie de belanghebbenden zijn en welke belangen ze hebben.
  3. Ga op tijd met de buurt in gesprek, dus als er nog ruimte is om mee te denken, niet pas als er al besluiten genomen zijn.
  4. Wees bij elk gesprek duidelijk. Wat is het onderwerp en het doel van het gesprek, wat gebeurt er met de opbrengst van het gesprek, hoe gaat het nu verder en waar mogen en kunnen de belanghebbenden wel en niet over meepraten.
  5. Gaat het over een groot project, laat dan ook zien welke stappen en besluiten er in het proces genomen moeten worden en bij wie de verantwoordelijkheid ligt en wie welke rol heeft.
  6. Wees open en transparant over de belangen en vraag dat ook van de mensen met wie je in gesprek bent. Dit draagt bij aan wederzijds begrip en vertrouwen.
  7. Belanghebbenden kunnen verschillend in de participatie staan. Het is belangrijk om hiervan bewust te zijn. De mate van vertrouwen in de gemeente, de betrokkenheid van de buurt bij hun eigen leefomgeving en de voorkeur van hoe iemand graag in gesprek gaat, zijn elke keer en bij iedereen anders. Het is belangrijk om dit mee te nemen in de vorm en de manier waarop het participatieproces ingericht wordt.

Je kan de buurt alleen maar zorgvuldig betrekken, door echt met ze in gesprek te gaan. Het is belangrijk dat zowel initiatiefnemer als belanghebbenden bereid zijn om naar elkaar te luisteren en begrip hebben voor elkaars rol en belang. Hierboven een aantal uitgangspunten die de initiatiefnemer kan helpen om zorgvuldig het gesprek met de buurt te organiseren.

Tips voor participatie
  1. Wie zijn de belanghebbenden bij het project?
    De belangrijkste vraag hierbij is: wat verandert er door mijn idee of plan en op wie of wat is dat van invloed? Wie gaat daar iets van merken?
  • Zet op een rij wie belang hebben bij het project of wie gevolgen ondervinden van het project. Dat zijn de mensen die in ieder geval betrokken moeten worden. Bij grotere plannen komen ook andere belanghebbenden in beeld zoals wijk- en buurtverenigingen, belangenorganisaties, scholen en bedrijven in de buurt.
  • Neem bijvoorbeeld contact op met een buurtcoördinator om de buurt beter te leren kennen. In Hilversum werken we met buurtcoördinatoren, zij weten precies hoe een buurt in elkaar zit en zijn ook de eerst aanspreekpersoon voor de buurt. Initiatiefnemers kunnen deze buurtcoördinator altijd betrekken wanneer ze vragen hebben over de buurt.
  • Maak een goed overzicht van wie betrokken moeten worden.
  1. Hoe kan je belanghebbende betrekken bij de plannen?

Bij een klein plan kunnen de belanghebbenden persoonlijk worden benaderd. Voor een groter plan, kan dit bijvoorbeeld door een bijeenkomst te organiseren.

  • Vooraf een brief sturen met meer informatie over het plan is belangrijk, zo kunnen belanghebbenden zich voorbereiden. Gebruik in deze brief altijd begrijpelijk taal.
  • Nodig de buurt altijd op tijd uit voor een bijeenkomst (tenminste 2 weken) en doet dit bij voorkeur in de buurt zelf.
  • Betrek de buurt zo vroeg mogelijk en in ieder geval voordat er een vergunning aangevraagd wordt.
  1. Hoe voer je een gesprek met de buurt?
    Het doel van dit gesprek is om te achterhalen hoe de buurt tegen de plannen aankijkt. Zijn er zorgen of bewaren. Dit kunt u doen door:
  • Bekijk het standpunt vanuit de buurt, ga hiervoor letterlijk de straat op
  • Vraag naar de achtergrond van de zorgen of bezwaren van de buurt. Waarom is dit zo belangrijk.
  • Neem voldoende tijd, soms zijn er meerdere gesprekken nodig. Geef de buurt hier de ruimte voor.
  • Geef aan wat er met de opmerkingen en zorgen gaat gebeuren. Koppel dit ook terug. Bij kleine plannen kan dit mondeling, bij grote plannen is het handig om dit schriftelijk te doen.
  • Geef aan welke stappen er volgen en wanneer de vergunning aangevraagd gaat worden. 
  • Zorg er in grotere bijeenkomsten voor dat iedereen ergens met zijn vragen en opmerkingen terecht kan en de ruimte voelt om te spreken; dus liever uiteen in kleinere groepjes dan alles alleen maar met een grote groep mensen tegelijk te bespreken.
  • Leg goed vast wat er besproken wordt. Bekijk hier een handig voorbeeld van een gespreksverslag
  1. De vergunning is aangevraagd en goedgekeurd, wat dan.

Als de vergunning is aangevraagd en gekregen, dan kan de uitvoering van het plan beginnen. Dat kan voor overlast zorgen in de buurt. Zorg dat uw buren weten wat zij kunnen verwachten. Betrek hen ook gedurende de bouw. Maak bijvoorbeeld een whatsapp verzendlijst om de buurt op de hoogte te houden of stuur regelmatig een mail. Nodig de buurt uit, wanneer het project afgerond is om te komen kijken.

Participatie kan op allerlei manieren: een gesprek aan de voordeur, bijeenkomsten in een zaal, een online enquête, het is allemaal participatie. De initiatiefnemer bepaalt zelf wat het beste past bij het plan of project. Belangrijk is dat initiatiefnemer de buurt betrekt in welke vorm dan ook. Hierboven staan een aantal tip en voorbeelden die initiatiefnemers kunnen gebruiken bij het betrekken van de buurt.