Privacyverklaring gemeente Hilversum

Privacybeleid | AVG

De gemeente Hilversum gebruikt bij de uitvoering van haar taken en verplichtingen uw persoonsgegevens. U heeft er recht op dat de gemeente Hilversum zorgvuldig en vertrouwelijk met uw gegevens omgaat. Dat is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en in de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

In ons gemeentelijk privacy beleid zijn de regels van deze wetgeving nader uitgewerkt.

Met deze verklaring informeren wij hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Ook komen uw mogelijkheden tot het uitoefenen van uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens aan bod.

De verwerkingsverantwoordelijke

De bestuursorganen van de gemeente zijn elk verantwoordelijk dat persoonsgegevens volgens de geldende privacywetgeving worden verwerkt. De bestuursorganen van de gemeente zijn onder andere de Burgemeester, het college van Burgemeesters en Wethouders (college van B&W), de Gemeenteraad en de Rekenkamer

Functionaris Gegevensbescherming

De gemeente Hilversum heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG). Dit is een interne toezichthouder op de gegevensverwerkingen die door ons worden verwerkt. Wilt u rechtstreeks contact met onze FG? Stuur dan een e-mail naar FG-Hilversum

Verwerking van persoonsgegevens

De gemeente Hilversum heeft wettelijke taken en verplichtingen. Om die taken en verplichtingen uit te kunnen voeren, is het noodzakelijk om persoonsgegevens te gebruiken.  Bijvoorbeeld wanneer u een identiteitsbewijs aanvraagt of verhuist. Ook bij onderwerpen zoals uitkeringen, veiligheid en zorg kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken.

De gemeente Hilversum verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens van met name inwoners en bezoekers van Hilversum. Dat zijn bijvoorbeeld naam, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, contactgegevens, financiële gegevens en BSN.

De gemeente heeft deze persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig:

  • voor het uitvoeren van onze publiekrechtelijke taken, zoals het beoordelen van uw aanvraag voor een uitkering, bouwvergunning, parkeervergunning of identiteitsbewijs of
  • voor het afhandelen van uw betaling of
  • voor het verzenden van een nieuwsbrief of
  • om u te kunnen bellen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren of
  • om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten of
  • als u een klacht heeft of bezwaar wil maken of
  • als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, bijvoorbeeld gegevens die wij nodig hebben voor uw belastingaanslag.

Het kan ook voorkomen dat wij bijzondere persoonsgegevens en /of strafrechtelijke gegevens nodig hebben. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens die iets kunnen zeggen over uw gezondheid, uw politieke voorkeur, etc. Dit doen wij alleen als dit bij wet is toegestaan.

Verder verwerken wij ook de persoonsgegevens van alle inwoners van Hilversum in het kader van de Wet basisregistratie personen (BRP). De gegevens uit de BRP worden gebruikt bij de uitvoering van onze (wettelijk bepaalde) taken. Meer informatie hierover kunt u vinden op de website van de Rijkoverheid. Welke gegevens van u zijn vastgelegd in de BRP kunt u zelf inzien op mijn overheid.

Bewaren van persoonsgegevens

De gemeente Hilversum bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan (wettelijk) nodig is voor het doel waarvoor uw gegevens worden gebruikt. In een aantal gevallen worden uw gegevens langer bewaard op grond van de Archiefwet.

Delen met anderen

Voor de uitoefening van onze taken en verantwoordelijkheden kunnen wij samenwerken met organisaties. Dat kunnen andere overheidsinstanties zijn, maar soms ook private partijen. Wij delen in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens met die organisaties.

Met organisaties die in opdracht van ons uw persoonsgegevens nodig hebben, sluiten wij een overeenkomst. Hierdoor zorgen wij oor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Het kan voor sommige taken van de gemeente noodzakelijk zijn om profielen van mensen te gebruiken. De gemeente Hilversum is hierover transparant, tenzij er belangen zijn die zich daartegen verzetten. Geautomatiseerde besluitvorming vindt alleen plaats als een medewerker het besluit heeft bekeken.

Beveiliging

De gemeente Hilversum neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Dat doen wij volgens de geldende beveiligingsnormen voor de overheid, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit is nader uitgewerkt in het gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid.

Rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of in bepaalde gevallen te laten verwijderen. U kunt hiervoor een schriftelijk verzoek indienen. De gemeente reageert in ieder geval binnen vier weken op dit verzoek. Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.

Schriftelijk verzoek indienen met een handtekening:
Gemeente Hilversum

t.a.v. Privacy officer
Postbus 9900
1201 GM Hilversum

Datalekken

Ondanks inspanningen kunnen incidenten helaas niet altijd worden voorkomen. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, een website waar te veel informatie op staat of een dossier dat kwijtraakt. In deze gevallen kan er sprake zijn van een datalek. Het is van belang dat de gemeente daar zo snel mogelijk van op de hoogte wordt gesteld. We kunnen dan maatregelen treffen om erger te voorkomen en, indien nodig, de betrokken persoon over het datalek inlichten. Denkt u dat er sprake is van een datalek? Meld dit dan direct bij de gemeente Hilversum.

Websitebezoek

Voor informatie over de gegevens die wij opslaan in het kader van het websitebezoek zie deze Proclaimer.

Vragen of klachten?

Heeft u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken? Stuur dan een e-mail naar de Privacy Officer.

Natuurlijk helpen wij u graag als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u een klacht indienen via de procedure voor klachtbehandeling van de gemeente. Komt u er samen met ons toch niet uit? U heeft dan ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.